เทคนิคการสอนงาน สำหรับหัวหน้างานยุคใหม่

หัวหน้างานคือใคร ?
       หัวหน้างานคือบุคคลที่มีหน้าที่ปกครอง ดูแล แนะนำ มอบหมาย ติดตามงาน สร้างขวัญกำลังใจให้คุณ ให้โทษ แก่ ลูกน้อง (ผู้ใต้บังคับบัญชา) เพื่อให้งานและลูกน้องดำเนินไปอย่าง ราบรื่น และ ประสบผลสำเร็จ หรือพูดง่าย ๆ หัวหน้างานมีหน้าที่รับคำสั่งจากเบื้องบนและนำมาถ่ายทอดให้กับลูกน้องตนเองในการทำงานต่าง ๆให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล

หัวหน้างานที่ดี จะต้องมีคุณสมบัติ อะไรบ้าง ?

1. หัวหน้างานที่ดี ควรมีความรู้ เชี่ยวชาญในงาน
       ก่อนที่เราจะก้าวขึ้นสู่หัวหน้างานนั้น ผมเชื่อว่าเราจะต้องเป็นพนักงานที่ดีมากๆ ดังนั้นเมื่อเราเป็นพนักงานที่ดี เราก็สามารถก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้างานที่ดีได้และการที่เราเป็นหัวหน้างานได้นั้น ผมเชื่อว่าคงไม่ใช่เรื่องบังเอิญซึ่งผู้บังคับบัญชาของตัวเราคงเห็นว่า ตัวเรานั้นมีความรู้ความสามารถ และเชี่ยวชาญในงานที่รับผิดชอบจนได้โอกาสเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง ซึ่งเมื่อเราได้ขึ้นมาเป็นหัวหน้าแล้วก็ควรจะเป็นหัวหน้าที่ดี อย่าให้เขาหาว่า
“เสียพนักงานดี ๆ ไปหนึ่งคน แต่ได้หัวหน้าเลว ๆ มาหนึ่งคน”

2. หัวหน้างานที่ดี ต้องรู้จักคิดวางแผน (นักคิด)
       การเป็นหัวหน้างานที่ดีนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องรู้จัก คิดก่อนทำ นั่นคือ การวางแผนงานให้เป็นทุก ๆ ครั้งที่มอบหมายงานให้ลูกน้องไปดำเนินการ หัวหน้างานต้องรู้จัก

• คิดให้เป็นไม่ว่าจะเป็นการพูดกับลูกน้อง
• คิดให้เป็นไม่ว่าจะเป็นการมอบหมายงานกับลูกน้อง
• คิดให้เป็นไม่ว่าจะเป็นการสอนงานกับลูกน้อง
• คิดให้เป็นไม่ว่าจะลงโทษกับลูกน้องที่ทำผิด
• คิดให้เป็นก่อนที่จะรายงานผู้บังคับบัญชาหรือผู้บริหาร
• หรือคิดให้เป็นแม้กระทั่งจะชมเชย หรือการให้รางวัลกับลูกน้อง

       ซึ่งต้องมีทักษะการคิดอยู่เสมอ และที่สำคัญหัวหน้างานต้องรู้จักคิดบวก (Positive Thinking) หนักแน่นกับคำพูดของลูกน้องบางคน ไม่หูเบาโดยขาดการคิดวิเคราะห์ให้ถี่ถ้วน

3.หัวหน้างานที่ดีต้องมีทักษะ ความสามารถ ในเชิงบังคับบัญชา การจัดการ ( ผู้บริหาร ผู้จัดการ )
       หัวหน้างานนับว่าเป็นตำแหน่งบังคับบัญชา ระดับต้น ดังนั้นสิ่งที่หัวหน้างานที่ดีควรมี นั่นคือความสามารถในเชิงบริหารจัดการ เพราะหัวหน้างานก็คล้าย ๆ กับแซนวิชที่ต้องอยู่ตรงกลางแบกความกดดันจาก ข้างบน นั่นคือผู้บริหาร และข้างล่าง นั้นคือ ผู้ใต้บังคับบัญชาหัวหน้างานจึงต้องรู้จักบริหารทั้ง 2 ส่วนให้เกิดความสมดุล และสามารถนำพาองค์กรให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีถ้าองค์กรใดมีหัวหน้างานที่ดีและเก่ง งานก็จะบรรลุผล คนในความดูแลก็เกิดความสุข องค์กรก้าวหน้าตามที่คาดหวังแน่นอน แต่องค์กรใดหัวหน้างานยังไม่ดีไม่เก่ง ก็จะมีปัญหาทั้งคนทั้งงาน องค์กรก็จะเกิดปัญหาได้

4. หัวหน้างานที่ดีต้องมีศิลปะในการสร้างสรรค์สภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดี (เป็นผู้นำ & นักแสดง
       ศิลปะการบังคับบัญชาอย่างหนึ่งที่หัวหน้างานควรต้องมี นั่นคือทักษะการสร้างมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีในการอยู่ร่วมกันในองค์กรเพราะถ้าหัวหน้างานไม่รู้จักการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกน้องการอยู่ร่วมกันในองค์กรของหัวหน้างานและลูกน้องก็คงจืดชืดไร้รสชาติแต่ถ้าหัวหน้างานรู้จักสร้างสรรค์ให้องค์กรมีแต่รอยยิ้มทั้งกับลูกน้องหรือแผนกข้างเคียงโดยอาจเริ่มจากจุดเล็ก ๆ นั่นคือแผนกตนเอง และผมเชื่อว่าด้วยการสร้างองค์กรเล็กๆแม้เพียงแผนกตนเองให้แผนกข้างเคียงได้รับพลังแห่งความสุขในการสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีซึ่งจากหนึ่งเป็นสอง จากสองเป็นสาม และแพร่กระจายไปทั่งทั้งองค์กร ก็คงเป็นเรื่องที่น่ายินดีหากวันนี้เราเข้าใจบทบาทของการเป็นหัวหน้างานที่ดีได้ งานย่อมราบรื่น และประสบผลสำเร็จ

เรื่องที่หัวหน้างานสร้างปัญหาให้ลูกน้องแบบไม่รู้ตัว

     หัวหน้าหลายๆ คนมักจะไม่เคยสำรวจพฤติกรรมตัวเองว่าเรามีข้อด้อยตรงไหน เพราะเขาเหล่านั้นจะได้รับแต่คำชมจนเคยชิน และไม่มีใครกล้าที่จะตำหนิ หรือพูดข้อเสียของเขาออกมาให้รับรู้ ทำให้พฤติกรรมเล็กๆ น้อยๆ บางอย่างเองก็สร้างความรำคาญใจให้ลูกน้องอย่างมาก แต่ก็ไม่สามารถพูดได้ ส่งผลให้คุณกลายเป็นหัวหน้าที่ไม่สมบูรณ์แบบในสายตาลูกน้อง แถมยังแอบคิดว่าคุณไม่มีศักยภาพมากพอ ซึ่งถ้าหากสามารถแก้ไข 5 เรื่องจุกจิกเหล่านี้ไปได้ จะทำให้คุณเป็นหัวหน้าที่มีคุณภาพ และเป็นที่รักของลูกน้องทุกคนอย่างแน่นอน

1. สั่งประชุมพร่ำเพรื่อไม่มีรูปแบบชัดเจน
     การประชุมบ่อยๆ หลายคนอาจคิดว่ามันจะช่วยให้งานเดิน ทำให้ทุกคนได้ระดมความคิด และสามารถพัฒนาผลงานให้ดีขึ้นได้อย่างที่คาดหวัง ซึ่งนี่เป็นสิ่งที่หัวหน้าต้องการ แต่ในความเป็นจริงการจัดประชุมเป็นประจำ หรือพร่ำเพรื่อแบบไม่มีระบบ ไม่มีแบบแผน ไม่มีการวางแผนมาเป็นอย่างดี มีแต่จะทำให้เสียเวลาในการทำงานมากขึ้นไปอย่างน่าเสียดาย พนักงานทุกคนต่างมีหน้าที่เป็นของตัวเอง การประชุมทำให้เขาสูญเสียเวลาในการทำงานตรงนั้นลง ยิ่งถ้าคุณจัดประชุมบ่อยครั้งเข้า ยิ่งทำให้เขาเสียเวลา และอาจต้องมาทำงานล่วงเวลาด้วยก็ได้ ซึ่งไม่มีพนักงานคนไหนต้องการ และนี่อาจเป็นตัวการที่ทำให้ลูกน้องไม่ชอบคุณเช่นกัน

2. ต่อว่าพนักงาน แต่ไม่เคยชื่นชม
     เมื่อพนักงานทำผิด คุณมักจะตำหนิพวกเขาทันทีหรือไม่ การตำหนิไม่ใช่เรื่องผิด แต่สิ่งที่ผิดคือ การที่คุณตำหนิต่อหน้าพนักงานคนอื่น หรือต่อหน้าคนจำนวนมาก เพื่อสร้างความอับอาย เพราะจะทำให้พนักงานรู้สึกโดนทำร้ายจิตใจ และไม่มีความมั่นใจในการทำงานอะไรอีกเลย รวมถึงอาจเกิดความบาดหมางในใจที่มีต่อคุณด้วย นอกจากนี้ถ้าคุณเก่งแต่ตำหนิ แต่ไม่เคยเอ่ยปากชมเองก็จะทำให้พนักงานรู้สึกไม่มีความสุข ไม่สบายใจที่จะอยู่ใกล้คุณ หรือทำงานร่วมกับคุณเหมือนกัน เพราะไม่ว่าจะทำอะไรก็มีแต่เสมอตัว หรือไม่ก็โดนต่อว่าเท่านั้น แต่ไม่เคยได้รับคำชมจากคุณเลย

3. รับรู้ทุกปัญหาแต่กลับมองข้าม
     การเป็นหัวหน้า นั่นคือต้องเป็นที่พึ่งพาของลูกน้องทั้งหลายได้ ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเรื่องอะไรก็ตาม หัวหน้าต้องสามารถแก้ไขหรือช่วยเหลือเขาได้ โดยเฉพาะปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร ซึ่งถ้าคนเป็นหัวหน้ารับรู้ทุกอย่างดีแต่ไม่เคยแก้ไข ไม่เคยทำให้มันถูกต้องเลย พนักงานทั้งหลายก็จะมองว่าไม่ยุติธรรม หรือทำงานกับหัวหน้าแบบนี้ต่อไปก็ไม่มีอะไรดีขึ้น มีแต่จะสร้างความปวดหัวหรือลำบากให้กับพวกเขามากกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับปัญหาที่เกิดจากคนทำงานด้วยกัน พนักงานทะเลาะกัน หรือการเมืองภายใน สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่ต้องรีบแก้ไข เพื่อให้พนักงานทุกคนอยากทำงานร่วมกับคุณและเข้าใจว่าคุณเป็นธรรมกับทุกอย่างจริงๆ

4. ไม่ให้คำตอบในเรื่องสำคัญสักที
    ทุกๆ องค์กรจะต้องเคยมีปัญหาใหญ่เข้ามาให้ได้ตัดสินใจกัน ซึ่งอำนาจตัดสินใจปัญหาเหล่านี้มาจากหัวหน้าโดยตรงแค่เพียงคนเดียวเท่านั้น และการตัดสินใจในเรื่องราวเหล่านั้นล่าช้าก็จะยิ่งทำให้พนักงานทำงานยากเข้าไปใหญ่ ซึ่งเรื่องนี้อาจดูเผินๆ เหมือนเป็นปัญหาเล็กน้อย แต่ในความจริงมันกลับสร้างความวุ่นวายในการทำงานให้พนักงานไม่น้อย เพราะสุดท้ายพอคุณตัดสินใจเสร็จ คนที่จะเริ่มทำงานต่อก็คือลูกน้อง และนั่นเท่ากับเขาเหลือเวลาในการทำงานน้อยลง ถ้าคุณตัดสินใจได้ไวขึ้น เขาก็มีเวลาเยอะ งานที่ได้ก็จะออกมามีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะฉะนั้นต่อให้คุณจะงานยุ่งแค่ไหน แต่ก็ควรจะวางตารางให้กับเรื่องที่มันส่งผลกระทบกับใครหลายๆ คนด้วย เคลียร์งานที่มันเกี่ยวข้องกับคนหมู่มากก่อน แล้วค่อยดำเนินการอื่นๆ ก็ยังได้

5. มอบหมายงานที่มากเกินไป
     แน่นอนว่าการจ้างงานพนักงานในตำแหน่งหน้าต่างๆ แล้วก็หวังว่าเขาจะทำงานอย่างคุ้มค่ากับเงินที่จ่ายไป แต่อย่าลืมว่าพนักงานไม่ใช่หุ่นยนต์ การทำงานที่มากมายโดยได้เงินเดือนเท่าเดิม มีแต่จะทำให้พวกเขารู้สึกไม่ดีกับคุณมากขึ้นเท่านั้น นอกเสียจากว่าคุณจะมอบหมายงานและจ่ายมันตามผลงานจริง อย่างการจ้างงานฟรีแลนซ์ หรือการมีคอมมิชชั่นให้พวกเขาด้วย แบบนั้นจะยิ่งสร้างความดีใจ เพราะถ้าเขาได้ทำงานเยอะ ก็เท่ากับพวกเขามีรายได้มากขึ้นเช่นกัน

วิธีแก้ปัญหา ลูกน้องไม่เคารพ ไม่เชื่อฟัง

1. รักษาระยะห่าง
      สาเหตุก็คือระหว่างคุณกับลูกน้องมีความสนิทสนมกันเกินไป เช่น รู้เรื่องส่วนตัวกันและกัน ไปสังสรรค์ด้วยกันบ่อย ๆ หลังเลิกงาน หากเจอคนที่สามารถแยกแยะระหว่างเวลาทำงานกับเวลาส่วนตัวได้ก็ถือว่าโชคดีไป
แต่ถ้าหากเป็นคนที่เห็นคุณเป็นเพื่อนเล่นตลอดเวลา ควรเริ่มรักษาระยะห่างกับเขาให้มากขึ้น ลดการพูดคุยเรื่องส่วนตัวให้น้อยลง หากมีโอกาสก็ลองคุยกันตรง ๆ น่าจะเข้าใจกันมากขึ้น

2. เข้าหาคนในทีมให้มากขึ้น
      ในทางตรงกันข้ามหัวหน้าบางคนอาจจะมีระยะห่างกบลูกน้องมากเกินไป เช่น พูดคุยกันเฉพาะเรื่องงาน หรือหัวหน้าเป็นฝ่ายสั่งให้ทำตามอย่างเดียว ลองเข้าหาพวกเขาให้มากขึ้น โดยการชวนคุยเรื่องอื่นนอกเหนือจากเรื่องงานหรือแสดงความเอาใจใส่คนทำงาน เช่น ลองชวนคุยเรื่องความสนใจ ความคิดเห็นต่าง ๆ ซึ่งจุดนี้อาจจะเกิดเป็นไอเดียใหม่ ๆ ที่สามารถนำไปพัฒนางานได้อีกด้วย

3. มีความเห็นอกเห็นใจผู้อื่น
      ถือเป็นอีกหนึ่งสกิลที่คนเป็นผู้นำควรมีในยุคนี้ เพราะคนทำงานมีความรู้สึกนึกคิด บางวันอาจจะต้องจัดการงานเยอะหรือเจอปัญหามากมาย ที่ทำให้เกิดความกดดันหรือความเครียด และส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง หรือมีความจำเป็นที่จะต้องลาด้วยเหตุผลส่วนตัว ควรถามไถ่เหตุผลที่มาที่ไป ยื่นมือเข้าไปช่วยแก้ไขปัญหา แทนการจับผิดหรือดุด่าว่ากล่าว

4. ลดบทบาทความสำคัญ
      หากเจอลูกน้องอีโก้สูง ไม่ค่อยเชื่อฟังคำสั่ง หรือสั่งงานไปแล้วไม่ค่อยทำตาม หลังจากนี้ค่อย ๆ ลดบทบาทในทีมของเขาให้น้อยลง เช่น ไม่มอบหมายงานสำคัญ ๆ หรือโปรเจกต์ใหญ่ ๆ ให้ทำ แต่ให้เขารับผิดชอบงานง่าย ๆ หรืองานเล็กงานน้อยให้เขาพอมีผลงานบ้าง

หลักสูตรอบรม เทคนิคการสอนงาน สำหรับหัวหน้างานยุคใหม่ คลิก หลักสูตรอบรมภายในองค์กร (In-House Training) เพื่อพัฒนาทีมงานระดับ Middle Management

     การดำเนินธุรกิจและการจัดการองค์กรในปัจจุบัน ฝ่ายบริหารจะต้องพบกับปัญหา อุปสรรคทั้งจากภายนอกซึ่งเป็นปัจจัยที่ควบคุมไม่ได้หรือควบคุมได้ยาก กับปัจจัยภายใน ที่บางครั้งเหมือนกับจะควบคุมได้ ทั้งนี้ หากฝ่ายบริหารมีเครื่องมือ วิธีการติดตามผลที่ดี ที่ถูกต้อง จะสามารถควบคุมปัจจัยภายใน ซึ่งหมายรวมถึงการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ ให้สามารถดำเนินการไปได้ตามที่ฝ่ายบริหารตั้งวัตถุประสงค์ เป้าหมาย ในแนวทางที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ของฝ่ายบริหารต่อไป